Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że system wideokonferencji to nie jest to samo co rozmowa przez telefon. Większość uważa, że skoro posiada abonament telefonii komórkowej, urządzenia i systemy konferencyjne będą tylko zbędnym wydatkiem. Otóż nie jest to do końca prawda, a już na pewno zależne jest to od konkretnego przypadku.

Zanim zdecydujemy się na zakup wysokiej jakości systemu od renomowanego producenta, jak np. Polcyom, warto zorientować się wcześniej, co możemy tym zyskać. Poznaj zestawienie pięciu podstawowych zalet posiadania takiego usprawnienia i sprawdź, czy jest ono dedykowane Tobie i Twojej firmie.

Oszczędność pieniędzy i czasu

Klasyczny typ spotkań to strata czasu oraz pieniędzy. Te cenne minuty mogłyby być przecież wykorzystane na masę innych ważnych zadań, a fundusze przeznaczone na inne usprawnienia funkcjonowania firmy.

Specjaliści są w stanie podać przykłady przedsiębiorstw, gdzie po prowadzeniu systemu komunikacji, czyli także wideokonferencji, liczba podróży służbowych została zredukowana o prawie 80%. Dzięki, temu firmy te mogły doczekać się naprawdę sporych oszczędności, a zatem należy tu odnotować, że jest to inwestycja, która niesie za sobą również korzyści finansowe.

Lepsza efektywność działań

Standardowo, podczas pracy nad różnymi projektami w ruch idzie skrzynka mailowa oraz telefony. Nie są o niestety doskonałe narzędzia do tego celu. Telefon wraz z mostkiem konferencyjnym będzie nadawał się do prowadzenia projektów, nawet pomimo pewnych ograniczeń, jednak e-mail nie sprawdzi się kompletnie w tej roli. Natłok wiadomości i ich długość bywa przytłaczająca, po czym może być ciężko odnaleźć się w zawiłej korespondencji.

Dzięki systemom do wideokonferencji, możliwe jest sprawne realizowanie połączeń, co usprawnia weryfikację poszczególnych etapów projektów. Spotkania umożliwiają to, aby uczestnicy widzieli i słyszeli się nawzajem. Dodatkowo, mogą też dzielić się treściami przy pomocy urządzeń, a to chociażby prezentacje, czy też arkusze kalkulacyjne. Nowoczesne systemy konferencyjne współpracują również z nowymi technologiami.

Wyższy poziom komunikacji

Na komunikację międzyludzką, składają się trzy podstawowe czynniki to język ciała, ton głosu, a także sama treść przekazu. Każdy z tych czynników jest równie istotny, natomiast należy zdawać sobie sprawę z tego, jak wiele tracimy, kiedy nie ma możliwości wizualnej interakcji z uczestnikiem rozmowy. Chociażby negocjując w zwykłej rozmowie telefonicznej, nie mamy możliwości obserwowania tego, jaka jest mowa ciała i reakcje osoby po drugiej stronie. Wideokonferencja uwzględnia te czynniki, przez co rozmowy są lepiej rozumiane i jasne dla każdego.

Sprawna koordynacja spotkań

Osoby pracujące w dużych firmach zdają sobie zapewne sprawę z tego, jak bardzo demotywujące są utrudnienia podczas koordynacji spotkań tych, którzy znajdują się w różnych lokalizacjach. Dobór miejsca, czasu, planowanie opóźnień i innych problemów powoduje, że każde spotkanie musi być zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, a później i tak zdarzenia losowe powodują, że dochodzi do opóźnień. Jeśli zdecydujemy się na wdrożenie systemu wideokonferencyjnego, problemy powinny się znacząco zredukować.

Dzięki systemom do wideokonferencji, możliwe jest dołączenie do spotkania, niezależnie od lokalizacji, która dysponuje odpowiedni sprzętem. Zwykle, jest o jednak tzw. bazowe biuro pracownika. Powstaje wirtualny pokój, w którym każdy uczestnik widzi pozostałych i może dokonywać interakcji podczas pracy nad danym projektem.

Dodatkowe korzyści

Wideokonferencja posiada również tzw. miękkie zalety, a te pomagają nam stworzyć przewagę nad konkurencją. Media internetowe są w stanie bardzo szybko wykreować nowe trendy, dlatego ważne jest to, aby firma szybko dostosowywała się do obecnej sytuacji, aby być zawsze o krok przed firmami z którymi konkurujemy. Warto wiedzieć, że systemy o których mowa, to właśnie jedno z wielu narzędzi, które daje nam taką możliwość.